Booking Terms

Last updated: 1 November 2026

Baca dalam Bahasa Malaysia ↓

1. About these terms

These Booking Terms apply when you book or pay for a workshop, program, screening or session, or reserve a seat at the free Querencia Community Circle, with Querencia Associates Sdn Bhd (Company No. 202601022102 (1684199-M)) ("Querencia", "we", "us").

When you book, you will be asked to tick a box to confirm that you accept these terms and our Refund & Cancellation Policy. Please read both before you pay. Our Website Terms of Use and Privacy Policy also apply.

These terms are available in English and Bahasa Malaysia. If the two versions differ, the English version applies.

2. Who can book

You must be 18 or older to create an account, make a booking or pay on our website. If you are booking for a child or young person, you confirm that you are their parent or legal guardian, or that you have their parent or guardian's permission.

If you book on behalf of an organisation, you confirm that you are allowed to do so.

3. Your account

• Give us accurate details and keep them up to date.
• Keep your password private. You are responsible for what happens under your account.
• Tell us straight away at hello@myquerencia.com if you think someone else has used your account.
• We may suspend or close an account that breaks these terms. We will tell you why by email.
• If we close your account and you have paid for services you have not yet received, we will refund them, less any reasonable costs caused by the breach.

4. Prices and payment

• Prices. All prices are in Malaysian Ringgit (RM). Querencia is not registered for Sales and Service Tax (SST), so no SST is charged. If a price is shown wrongly because of a clear error, we may correct it. If we cancel a booking because of a clear pricing error, we will refund what you paid in full.
• What's included. Each program or service page lists what the fee covers. For our workshops, this includes materials, refreshments and a certificate of attendance.
• Extra charges. There are no extra charges at checkout. The only separate charge is travel for screenings or sessions outside the Klang Valley, explained in section 6 and shown on the service page before you pay.
• How to pay. We accept the payment methods shown at checkout, such as credit and debit cards, FPX online banking, GrabPay, Apple Pay and Google Pay, processed securely by Stripe. For workshop reservations, you can also pay by bank transfer using a QR code. Your use of Stripe is also subject to Stripe's own terms.
• Checking your booking. Before you pay, you can review your cart and change or remove anything in it.
• Confirmation. We will email you a confirmation straight away once payment is received. If you don't receive it within 24 hours, please contact us.
• Cancellations and refunds follow our Refund & Cancellation Policy.
• Organisations. Work for organisations (training, consultancy, evaluation) is covered by a separate quotation or agreement. If that agreement differs from these terms, the agreement applies.

5. Workshops, programs and events

• Reserving a seat. For workshops, you first reserve a seat online. We will then send you a Stripe payment link or a bank transfer QR code. Please pay within 3 working days of receiving it. Your seat is confirmed once we receive payment. If we don't receive payment in time, we may release your seat to someone else. If you reserve less than 3 working days before the program starts, please pay before it begins.
• Program details. Each program page shows the dates, times, venue, language, facilitator and who the program is for. If the venue is not yet confirmed when you book, we will email you the venue as soon as it is confirmed, and at least 14 days before the program starts.
• Changes we may need to make. Sometimes we need to change a program's date, venue, facilitator or format. We will tell you as early as we can.
• Events outside our control. We are not responsible for any failure or delay in running a program if it is caused by events outside our reasonable control (such as flash floods, natural disasters, unexpected venue closures, or government restrictions). In these cases, our liability is strictly limited to a full refund or a free transfer, whichever you choose, as set out in our Refund & Cancellation Policy.
• Your right to cancel after a big change. If we change the date, move the venue outside the Klang Valley, or replace the lead facilitator, you can cancel for a full refund, with no admin fee. If we cancel or reschedule, our Refund & Cancellation Policy explains your options.
• Declining a booking. Seats are limited. We may decline or cancel a booking, for example if a program is not suitable for the participant or if information given to us is incorrect. If we do, we will refund what you paid in full.
• Late arrival. Please arrive on time. Late arrival may mean missing part of a session, and this is not refunded.
• Photos and recordings. When you book, we ask whether we can use photos or videos of you from the event on our website and social media. We only use them if you said yes. For children, we ask the parent or guardian. You can change your answer at any time by emailing hello@myquerencia.com, and we will stop using your photos and remove them from our pages where we can.

6. Screenings and one-to-one sessions

This section covers our child development screening and other one-to-one or family sessions, such as counselling, coaching and evaluation.

Arranging your session

• After you pay, we will contact you within 2 working days to arrange your session.
• We will offer you a session date within 14 working days of that first contact.
• If we can't, you can choose a full refund.

Where sessions take place

Sessions take place at our premises or at your home, as shown on the service page and agreed when we arrange your session.

Travel charges

• Travel is billed on a separate invoice. When we arrange your session, we will tell you the exact amount by email or WhatsApp and ask you to agree to it in writing.
• Please pay the travel invoice through the payment link we send, at least 2 working days before the visit.
• If you don't accept the travel charge, we will refund your session fee in full.
• Refunds of travel charges follow our Refund & Cancellation Policy.

Home visits

• A parent or guardian must be present for the whole session.
• Please provide a quiet space where your child can play and settle.
• Please tell us beforehand about anything we should know, such as pets, access or your child's needs on the day.
• If no one is home at the agreed time and we can't reach you within 20 minutes, the session will be treated as a no-show.

Screening is not a diagnosis

Our child development screening is an initial check of your child's development. It does not give a formal diagnosis. If further assessment may help, we will tell you and explain your options.

Your written summary

Within 7 working days of a screening, we will send you a written summary by email or WhatsApp, using the contact details you gave us. A printed copy is available on request.

Information you give us

Please tell us honestly about your child's development and needs. This helps us give useful guidance. How we protect this information is explained in our Privacy Policy.

7. Querencia Community Circle

The Community Circle is a free, in-person gathering. These rules apply when you reserve a seat.

Reserving

• The Circle is for adults aged 18 and over. Everyone attending, including guests, must be 18 or over.
• You can bring up to 3 guests. Tell us how many and give each guest's name when you reserve.
• Seats are limited. If you can't come, please let us know so we can offer your seat to someone else.

Circle guidelines

• Keep what others share in the circle private. Don't repeat their stories or name them outside the circle.
• Speak, listen or sit quietly, as you prefer. No one has to explain or share anything.
• Treat everyone with respect. The facilitator may ask anyone who is disrespectful or disruptive to leave.
• No photos or recordings while people are sharing. We only take photos before or after the sharing, and only of people who said yes when they reserved.

Not therapy

The Circle is a peer gathering, not a counselling or therapy session and not a crisis service, even though Querencia also offers counselling and a professional facilitates the Circle. What you share in the Circle isn't covered by the confidentiality of a counselling session. We ask everyone to keep shares private, but we can't guarantee what other attendees do. If you'd like one-to-one support, you can book a counselling session with us separately. If you need urgent support, call Talian HEAL 15555 or Befrienders KL 03-7627 2929. In an emergency, call 999.

8. Our responsibility to you

• We will deliver our programs, screenings and sessions with reasonable care and skill, as the Consumer Protection Act 1999 requires.
• Our programs and screenings give guidance and support. We cannot promise particular results for you or your child.
• If something goes wrong, our Refund & Cancellation Policy explains how to tell us and what we will do.
• Where we are responsible for a loss related to a booking, our total responsibility is limited to the amount you paid for that booking.
• We are not responsible for losses we could not reasonably have foreseen when you booked.
• These limits do not apply to death or personal injury caused by our negligence, to fraud, or to anything we cannot limit by law, including your rights under the Consumer Protection Act 1999.

8.5 Severability. If any part of these terms is found invalid or unenforceable by a court or tribunal, the rest of the terms will remain fully in effect.

9. Changes to these terms

We may update these terms from time to time. The version on this page applies from the date shown above. Bookings already confirmed follow the terms in place when you booked.

10. Governing law

These terms are governed by the laws of Malaysia, and the courts in Kuala Lumpur will handle any dispute. Before going to court, we ask that you contact us first so we can try to resolve it together. This does not affect your right to bring a claim to the Tribunal for Consumer Claims Malaysia.

11. Contact us

Querencia Associates Sdn Bhd
hello@myquerencia.com

---

Terma Tempahan

Kemas kini terakhir: 1 November 2026

↑ Read in English

1. Tentang terma ini

Terma Tempahan ini terpakai apabila anda menempah atau membayar bengkel, program, saringan atau sesi, atau menempah tempat di Querencia Community Circle yang percuma, dengan Querencia Associates Sdn Bhd (No. Syarikat 202601022102 (1684199-M)) ("Querencia", "kami").

Semasa membuat tempahan, anda akan diminta menanda kotak untuk mengesahkan bahawa anda menerima terma ini dan Dasar Bayaran Balik & Pembatalan kami. Sila baca kedua-duanya sebelum membuat bayaran. Terma Penggunaan Laman Web dan Dasar Privasi kami juga terpakai.

Terma ini disediakan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Jika terdapat perbezaan antara kedua-dua versi, versi bahasa Inggeris akan terpakai.

2. Siapa yang boleh membuat tempahan

Anda mesti berumur 18 tahun ke atas untuk membuka akaun, membuat tempahan atau membayar di laman web kami. Jika anda menempah untuk kanak-kanak atau remaja, anda mengesahkan bahawa anda ialah ibu bapa atau penjaga sah mereka, atau anda mendapat kebenaran ibu bapa atau penjaga mereka.

Jika anda menempah bagi pihak sesebuah organisasi, anda mengesahkan bahawa anda diberi kuasa untuk berbuat demikian.

3. Akaun anda

• Berikan butiran yang tepat dan pastikan ia sentiasa terkini.
• Rahsiakan kata laluan anda. Anda bertanggungjawab atas apa-apa yang berlaku di bawah akaun anda.
• Maklumkan kami dengan segera di hello@myquerencia.com jika anda fikir orang lain telah menggunakan akaun anda.
• Kami boleh menggantung atau menutup akaun yang melanggar terma ini. Kami akan memaklumkan sebabnya melalui e-mel.
• Jika kami menutup akaun anda dan anda telah membayar perkhidmatan yang belum diterima, kami akan membayar balik jumlah tersebut, ditolak kos munasabah akibat pelanggaran itu.

4. Harga dan pembayaran

• Harga. Semua harga dalam Ringgit Malaysia (RM). Querencia tidak berdaftar untuk Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST), jadi tiada SST dikenakan. Jika harga dipaparkan secara salah akibat kesilapan yang jelas, kami boleh membetulkannya. Jika kami membatalkan tempahan akibat kesilapan harga yang jelas, kami akan membayar balik jumlah yang anda bayar sepenuhnya.
• Apa yang termasuk. Setiap halaman program atau perkhidmatan menyenaraikan apa yang dilindungi oleh yuran. Bagi bengkel kami, ini termasuk bahan, minuman dan makanan ringan, serta sijil kehadiran.
• Caj tambahan. Tiada caj tambahan semasa pembayaran. Satu-satunya caj berasingan ialah caj perjalanan bagi saringan atau sesi di luar Lembah Klang, seperti yang diterangkan dalam seksyen 6 dan dipaparkan di halaman perkhidmatan sebelum anda membayar.
• Cara membayar. Kami menerima kaedah pembayaran yang dipaparkan semasa pembayaran, seperti kad kredit dan debit, perbankan dalam talian FPX, GrabPay, Apple Pay dan Google Pay, yang diproses dengan selamat oleh Stripe. Bagi tempahan bengkel, anda juga boleh membayar melalui pindahan bank menggunakan kod QR. Penggunaan Stripe oleh anda juga tertakluk kepada terma Stripe sendiri.
• Menyemak tempahan anda. Sebelum membayar, anda boleh menyemak troli anda dan mengubah atau mengeluarkan apa-apa di dalamnya.
• Pengesahan. Kami akan menghantar e-mel pengesahan dengan segera sebaik sahaja bayaran diterima. Jika anda tidak menerimanya dalam tempoh 24 jam, sila hubungi kami.
• Pembatalan dan bayaran balik mengikut Dasar Bayaran Balik & Pembatalan kami.
• Organisasi. Kerja untuk organisasi (latihan, perundingan, penilaian) tertakluk kepada sebut harga atau perjanjian berasingan. Jika perjanjian itu berbeza daripada terma ini, perjanjian itu yang terpakai.

5. Bengkel, program dan acara

• Menempah tempat. Bagi bengkel, anda terlebih dahulu menempah tempat secara dalam talian. Kami kemudian akan menghantar pautan pembayaran Stripe atau kod QR pindahan bank. Sila bayar dalam tempoh 3 hari bekerja selepas menerimanya. Tempat anda disahkan sebaik sahaja kami menerima bayaran. Jika bayaran tidak diterima dalam tempoh tersebut, kami boleh memberikan tempat anda kepada orang lain. Jika anda menempah kurang daripada 3 hari bekerja sebelum program bermula, sila bayar sebelum program bermula.
• Butiran program. Setiap halaman program memaparkan tarikh, masa, tempat, bahasa, fasilitator dan sasaran peserta program. Jika tempat belum disahkan semasa anda menempah, kami akan menghantar e-mel kepada anda sebaik sahaja tempat disahkan, dan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum program bermula.
• Perubahan yang mungkin perlu kami buat. Kadangkala kami perlu menukar tarikh, tempat, fasilitator atau format program. Kami akan memaklumkan anda seawal mungkin.
• Keadaan di luar kawalan kami. Kami tidak bertanggungjawab atas sebarang kegagalan atau kelewatan dalam mengendalikan program jika ia berpunca daripada keadaan di luar kawalan munasabah kami (seperti banjir kilat, bencana alam, penutupan tempat secara tiba-tiba, atau sekatan kerajaan). Dalam keadaan ini, tanggungjawab kami terhad sepenuhnya kepada bayaran balik penuh atau pemindahan percuma, mengikut pilihan anda, seperti yang dinyatakan dalam Dasar Bayaran Balik & Pembatalan kami.
• Hak anda untuk membatalkan selepas perubahan besar. Jika kami menukar tarikh, memindahkan tempat ke luar Lembah Klang, atau menggantikan fasilitator utama, anda boleh membatalkan dan menerima bayaran balik penuh tanpa fi pentadbiran. Jika kami membatalkan atau menjadualkan semula, Dasar Bayaran Balik & Pembatalan kami menerangkan pilihan anda.
• Menolak tempahan. Tempat adalah terhad. Kami boleh menolak atau membatalkan tempahan, contohnya jika program tidak sesuai untuk peserta atau maklumat yang diberikan tidak betul. Jika ini berlaku, kami akan membayar balik jumlah yang anda bayar sepenuhnya.
• Lewat tiba. Sila hadir tepat pada masanya. Lewat tiba mungkin bermaksud anda terlepas sebahagian sesi, dan bahagian ini tidak akan dibayar balik.
• Foto dan rakaman. Semasa menempah, kami bertanya sama ada kami boleh menggunakan foto atau video anda dari acara tersebut di laman web dan media sosial kami. Kami hanya menggunakannya jika anda bersetuju. Bagi kanak-kanak, kami bertanya kepada ibu bapa atau penjaga. Anda boleh menukar jawapan anda pada bila-bila masa dengan menghantar e-mel ke hello@myquerencia.com, dan kami akan berhenti menggunakan foto anda serta mengeluarkannya dari halaman kami setakat yang boleh.

6. Saringan dan sesi individu

Seksyen ini meliputi saringan perkembangan kanak-kanak kami dan sesi individu atau keluarga lain, seperti kaunseling, bimbingan dan penilaian.

Mengatur sesi anda

• Selepas anda membayar, kami akan menghubungi anda dalam tempoh 2 hari bekerja untuk mengatur sesi anda.
• Kami akan menawarkan tarikh sesi dalam tempoh 14 hari bekerja dari hubungan pertama itu.
• Jika kami tidak dapat berbuat demikian, anda boleh memilih bayaran balik penuh.

Lokasi sesi

Sesi diadakan di premis kami atau di rumah anda, seperti yang dinyatakan di halaman perkhidmatan dan dipersetujui semasa kami mengatur sesi anda.

Caj perjalanan

• Caj perjalanan dibilkan melalui invois berasingan. Semasa mengatur sesi anda, kami akan memaklumkan jumlah tepat melalui e-mel atau WhatsApp dan meminta persetujuan bertulis anda.
• Sila bayar invois perjalanan melalui pautan pembayaran yang kami hantar, sekurang-kurangnya 2 hari bekerja sebelum lawatan.
• Jika anda tidak menerima caj perjalanan tersebut, kami akan membayar balik yuran sesi anda sepenuhnya.
• Bayaran balik caj perjalanan mengikut Dasar Bayaran Balik & Pembatalan kami.

Lawatan ke rumah

• Ibu bapa atau penjaga mesti hadir sepanjang sesi.
• Sila sediakan ruang yang tenang untuk anak anda bermain dan berasa selesa.
• Sila maklumkan kami terlebih dahulu tentang apa-apa yang perlu kami ketahui, seperti haiwan peliharaan, akses ke rumah atau keperluan anak anda pada hari tersebut.
• Jika tiada sesiapa di rumah pada masa yang dipersetujui dan kami tidak dapat menghubungi anda dalam tempoh 20 minit, sesi tersebut akan dianggap sebagai tidak hadir.

Saringan bukan diagnosis

Saringan perkembangan kanak-kanak kami ialah pemeriksaan awal perkembangan anak anda. Ia tidak memberikan diagnosis rasmi. Jika pentaksiran lanjut mungkin membantu, kami akan memaklumkan anda dan menerangkan pilihan anda.

Ringkasan bertulis anda

Dalam tempoh 7 hari bekerja selepas saringan, kami akan menghantar ringkasan bertulis melalui e-mel atau WhatsApp, menggunakan butiran hubungan yang anda berikan. Salinan bercetak boleh disediakan atas permintaan.

Maklumat yang anda berikan

Sila beritahu kami dengan jujur tentang perkembangan dan keperluan anak anda. Ini membantu kami memberikan panduan yang berguna. Cara kami melindungi maklumat ini diterangkan dalam Dasar Privasi kami.

7. Querencia Community Circle

Community Circle ialah perhimpunan bersemuka yang percuma. Peraturan ini terpakai apabila anda menempah tempat.

Menempah tempat

• Circle ini untuk orang dewasa berumur 18 tahun ke atas. Semua yang hadir, termasuk tetamu, mesti berumur 18 tahun ke atas.
• Anda boleh membawa sehingga 3 orang tetamu. Maklumkan bilangan tetamu dan nama setiap tetamu semasa menempah.
• Tempat adalah terhad. Jika anda tidak dapat hadir, sila maklumkan kami supaya tempat anda boleh diberikan kepada orang lain.

Garis panduan Circle

• Rahsiakan apa yang dikongsi oleh orang lain dalam Circle. Jangan ulang cerita mereka atau sebut nama mereka di luar Circle.
• Bercakap, mendengar atau duduk diam, mengikut keselesaan anda. Tiada sesiapa perlu menjelaskan atau berkongsi apa-apa.
• Hormati semua orang. Fasilitator boleh meminta sesiapa yang tidak menghormati orang lain atau mengganggu untuk keluar.
• Tiada foto atau rakaman semasa sesi perkongsian. Kami hanya mengambil foto sebelum atau selepas perkongsian, dan hanya bagi mereka yang bersetuju semasa menempah.

Bukan terapi

Circle ini ialah perhimpunan rakan sebaya, bukan sesi kaunseling atau terapi dan bukan perkhidmatan krisis, walaupun Querencia turut menawarkan kaunseling dan Circle ini dikendalikan oleh seorang profesional. Apa yang anda kongsi dalam Circle tidak dilindungi oleh kerahsiaan sesi kaunseling. Kami meminta semua orang merahsiakan perkongsian, tetapi kami tidak dapat menjamin tindakan peserta lain. Jika anda ingin mendapatkan sokongan individu, anda boleh menempah sesi kaunseling dengan kami secara berasingan. Jika anda memerlukan sokongan segera, hubungi Talian HEAL 15555 atau Befrienders KL 03-7627 2929. Dalam kecemasan, hubungi 999.

8. Tanggungjawab kami kepada anda

• Kami akan menyampaikan program, saringan dan sesi kami dengan penjagaan dan kemahiran yang munasabah, seperti yang dikehendaki oleh Akta Pelindungan Pengguna 1999.
• Program dan saringan kami memberikan panduan dan sokongan. Kami tidak dapat menjanjikan hasil tertentu untuk anda atau anak anda.
• Jika berlaku masalah, Dasar Bayaran Balik & Pembatalan kami menerangkan cara memaklumkan kami dan tindakan yang akan kami ambil.
• Jika kami bertanggungjawab atas sesuatu kerugian berkaitan tempahan, jumlah tanggungjawab kami terhad kepada jumlah yang anda bayar bagi tempahan tersebut.
• Kami tidak bertanggungjawab atas kerugian yang tidak dapat kami jangka secara munasabah semasa anda menempah.
• Had-had ini tidak terpakai bagi kematian atau kecederaan diri akibat kecuaian kami, penipuan, atau apa-apa yang tidak boleh dihadkan oleh undang-undang, termasuk hak anda di bawah Akta Pelindungan Pengguna 1999.

8.5 Kebolehasingan. Jika mana-mana bahagian terma ini didapati tidak sah atau tidak boleh dikuatkuasakan oleh mahkamah atau tribunal, bahagian lain terma ini akan kekal berkuat kuasa sepenuhnya.

9. Perubahan pada terma ini

Kami mungkin mengemas kini terma ini dari semasa ke semasa. Versi di halaman ini terpakai mulai tarikh yang dinyatakan di atas. Tempahan yang telah disahkan tertakluk kepada terma yang berkuat kuasa semasa anda menempah.

10. Undang-undang yang mentadbir

Terma ini ditadbir oleh undang-undang Malaysia, dan mahkamah di Kuala Lumpur akan mengendalikan sebarang pertikaian. Sebelum membawa perkara ke mahkamah, kami meminta anda menghubungi kami terlebih dahulu supaya kita boleh cuba menyelesaikannya bersama. Ini tidak menjejaskan hak anda untuk membuat tuntutan di Tribunal Tuntutan Pengguna Malaysia.

11. Hubungi kami

Querencia Associates Sdn Bhd
hello@myquerencia.com