Privacy Policy
Last updated: 1 November 2026
1. About this policy
This Privacy Policy explains how Querencia Associates Sdn Bhd (Company No. 202601022102 (1684199-M)) ("Querencia", "we", "us") collects, uses, shares and protects your personal data. It applies when you visit myquerencia.com, create an account, book or pay for a program, use our chat assistant, or take part in our services in person.
We process personal data in line with the Personal Data Protection Act 2010 (as amended) ("PDPA"). This policy is our notice to you under the PDPA. It is available in English and Bahasa Malaysia. If the two versions differ, the English version applies.
When you give us your details, for example by booking, filling in a form or creating an account, you agree that we may process them as described here. Where the law requires your explicit consent (for example, for health information), we will ask for it separately.
2. What we collect
We collect only what we need to run our website and deliver our services.
| Where it comes from | What we collect |
|---|---|
| Account and login | Name, email address, phone number, password (stored in encrypted form) |
| Booking and registration forms | Name, contact details, the program you are booking, and the age of the participant |
| Contact, partnership and "Stay Connected" forms | Name, email, phone, organisation (if any), and the message you send us |
| Payments | Billing name, email and payment status. Card, e-wallet and FPX payments are handled by Stripe. We do not see or store your full card number. If you pay by bank transfer, we receive your name and the transfer reference, and for refunds, the bank details you give us. |
| Chat assistant ("Ask Senda") | The messages you type and the replies given |
| Automatically, when you visit | IP address, device and browser type, pages viewed, time spent, and how you arrived at our site (through cookies and similar tools, see section 6) |
| In person, during our services | Information you share during intake, evaluation, assessment, counselling or coaching (see section 3) |
We may also receive your details from someone who refers you to us, such as a school, therapist or partner organisation, with your agreement. We will let you know when this happens.
You do not have to give us your personal data. But if you do not, we may not be able to create your account, confirm your booking or deliver a service to you.
If you give us someone else's details, such as the names of guests you bring to the Community Circle, please make sure they are happy for you to share them.
Please do not share health details or other sensitive information through our website forms or chat assistant. We will ask for that information in person, with your explicit consent.
3. Children and sensitive personal data
Children. Many of our programs serve children and young people. If a participant is under 18, we collect their personal data from, and with the consent of, their parent or legal guardian. A person under 18 should not create an account or submit forms on our website without a parent or guardian.
Sensitive personal data. Some of our services, such as evaluation, assessment, counselling, coaching and SEN support, involve information about a person's physical or mental health, development or wellbeing. Under the PDPA, this is sensitive personal data.
- We collect it only in person, as part of the service you have asked for.
- We collect it only with your explicit written consent, or the consent of a parent or guardian for a child.
- Only the professionals working directly with you or your child can see it.
- We use it only to deliver and plan your service, and keep it confidential in line with the professional standards our practitioners follow.
- We do not use it for marketing, and we do not share it with anyone outside Querencia without your consent, unless the law requires us to or someone's safety is at serious risk.
Screening summaries and reports. We send written summaries to the email address or WhatsApp number you gave us, and give printed copies on request. If others can see your email or phone, please tell us which way you would prefer to receive them.
4. How we use your data
We use your personal data to:
- create and manage your account
- process bookings, payments, refunds and receipts
- deliver, plan and follow up on the programs and services you sign up for
- reply to your enquiries, including through our chat assistant
- send you updates about your bookings and important changes to our services
- send you news, events and offers, only if you have agreed to receive them (you can opt out at any time)
- understand how people use our website so we can improve it
- show relevant Querencia ads on Facebook and Instagram
- keep our website secure and meet our legal, tax and accounting duties
Our chat assistant. "Ask Senda" is an AI chatbot. It gives general information about Querencia and our programs. It is not a counsellor or a professional and cannot give advice about your situation. We may review chat conversations to improve the answers it gives.
5. Who we share it with
We do not sell your personal data. We share it only with service providers who help us run Querencia, and only what they need:
| Provider | Why |
|---|---|
| Stripe | Processing payments and refunds |
| Website hosting and image storage (including Cloudinary) | Running our website |
| Google (Analytics, Search Console) | Understanding website traffic |
| Meta (Facebook and Instagram, Meta Pixel) | Measuring and showing our ads |
| WhatsApp (Meta) | Messaging you about bookings and sending summaries, if you choose WhatsApp |
| The provider of our chat assistant | Running "Ask Senda" |
| Email and newsletter tools (when we use them) | Sending updates you agreed to receive |
| Our practitioners, facilitators and professional advisers (such as accountants and lawyers) | Delivering services and running our business |
We may also share personal data where the law requires it, for example with government authorities, or to protect someone's safety.
Transfers outside Malaysia. Several of these providers store data on servers outside Malaysia. When this happens, we take steps under the PDPA to make sure your data stays protected, such as choosing providers with strong security and data protection terms.
6. Cookies, Meta Pixel and analytics
Cookies are small files saved on your device. We use:
- Essential cookies to keep you logged in and keep your cart working
- Analytics cookies (Google Analytics) to see which pages people visit, so we can improve the site
- Advertising tools (Meta Pixel) to measure our Facebook and Instagram ads and show our ads to people who have visited our site
We show a short cookie notice when you first visit our site. By continuing to use the site, you agree to us using these cookies. You can turn them off at any time:
- All cookies: block or delete them in your browser settings. Parts of the site, like your cart, may then not work.
- Google Analytics: install Google's free opt-out add-on for your browser (tools.google.com/dlpage/gaoptout).
- Facebook and Instagram ads: change your ad preferences in your Facebook or Instagram settings.
7. How long we keep it
We keep personal data only as long as we need it for the purposes above, or as long as the law requires.
| Type of data | How long |
|---|---|
| Account data | While your account is active, then up to 2 years after your last activity |
| Payment and invoice records | 7 years, as required for tax and accounting |
| Service records (intake, screening, evaluation, assessment and counselling notes, and written summaries) | Kept securely until the client turns 25, or for 7 years after the last service, whichever is later. Then permanently destroyed. |
| Enquiries and chat messages | Up to 2 years |
| Marketing list | Until you unsubscribe |
After that, we delete the data or make it anonymous.
8. How we protect it
We use reasonable technical and practical steps to keep your data safe. These include password-protected and access-controlled systems, encrypted payment processing through Stripe, limiting access to people who need it, and keeping paper service records in locked storage.
No system is completely secure. If a data breach is likely to cause you significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and tell you as soon as practicable, as the PDPA requires.
9. Your rights
Under the PDPA, you can:
- ask for a copy of the personal data we hold about you
- ask us to correct data that is wrong, incomplete or out of date
- withdraw your consent, or ask us to limit how we use your data
- ask us to stop sending you marketing
- ask us to send your data to another organisation in a common format (data portability), where this applies
To make a request, email privacy@myquerencia.com. We may need to confirm your identity first. We will reply within 21 days. We may charge a fee for access requests where the law allows.
If you withdraw consent, we may not be able to keep providing some services. We will tell you if that is the case.
10. Contact and complaints
If you have a question or complaint about your personal data, contact:
privacy@myquerencia.com
If you are not satisfied with our reply, you may contact the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.
11. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The latest version will always be on this page, with the date it was last updated. If we make important changes, we will tell you by email or through a notice on our website.
Dasar Privasi
Kemas kini terakhir: 1 November 2026
1. Tentang dasar ini
Dasar Privasi ini menerangkan cara Querencia Associates Sdn Bhd (No. Syarikat 202601022102 (1684199-M)) ("Querencia", "kami") mengumpul, menggunakan, berkongsi dan melindungi data peribadi anda. Dasar ini terpakai apabila anda melayari myquerencia.com, membuka akaun, menempah atau membayar sesuatu program, menggunakan pembantu sembang kami, atau menyertai perkhidmatan kami secara bersemuka.
Kami memproses data peribadi selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (sebagaimana dipinda) ("APDP"). Dasar ini ialah notis kami kepada anda di bawah APDP. Dasar ini disediakan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Jika terdapat perbezaan antara kedua-dua versi, versi bahasa Inggeris akan terpakai.
Apabila anda memberikan butiran anda kepada kami, contohnya semasa membuat tempahan, mengisi borang atau membuka akaun, anda bersetuju bahawa kami boleh memprosesnya seperti yang diterangkan di sini. Jika undang-undang memerlukan persetujuan nyata anda (contohnya untuk maklumat kesihatan), kami akan memintanya secara berasingan.
2. Data yang kami kumpul
Kami hanya mengumpul data yang diperlukan untuk mengendalikan laman web kami dan menyampaikan perkhidmatan kami.
| Sumber | Data yang kami kumpul |
|---|---|
| Akaun dan log masuk | Nama, alamat e-mel, nombor telefon, kata laluan (disimpan dalam bentuk tersulit) |
| Borang tempahan dan pendaftaran | Nama, butiran hubungan, program yang ditempah, dan umur peserta |
| Borang hubungan, perkongsian dan "Stay Connected" | Nama, e-mel, telefon, organisasi (jika ada), dan mesej yang anda hantar |
| Pembayaran | Nama pembayar, e-mel dan status pembayaran. Bayaran kad, e-dompet dan FPX dikendalikan oleh Stripe. Kami tidak melihat atau menyimpan nombor penuh kad anda. Jika anda membayar melalui pindahan bank, kami menerima nama anda dan rujukan pindahan, dan untuk bayaran balik, butiran bank yang anda berikan. |
| Pembantu sembang ("Ask Senda") | Mesej yang anda taip dan jawapan yang diberikan |
| Secara automatik, semasa anda melayari laman | Alamat IP, jenis peranti dan pelayar, halaman yang dilihat, masa yang diluangkan, dan cara anda tiba di laman kami (melalui kuki dan alat serupa, lihat seksyen 6) |
| Secara bersemuka, semasa perkhidmatan kami | Maklumat yang anda kongsi semasa sesi pengambilan, penilaian, pentaksiran, kaunseling atau bimbingan (lihat seksyen 3) |
Kami juga mungkin menerima butiran anda daripada pihak yang merujuk anda kepada kami, seperti sekolah, ahli terapi atau organisasi rakan kongsi, dengan persetujuan anda. Kami akan memaklumkan anda apabila perkara ini berlaku.
Anda tidak diwajibkan memberikan data peribadi anda kepada kami. Namun, jika anda tidak memberikannya, kami mungkin tidak dapat membuka akaun anda, mengesahkan tempahan anda atau menyampaikan perkhidmatan kepada anda.
Jika anda memberikan butiran orang lain kepada kami, seperti nama tetamu yang anda bawa ke Community Circle, pastikan mereka bersetuju untuk butiran mereka dikongsi.
Sila jangan kongsi butiran kesihatan atau maklumat sensitif lain melalui borang laman web atau pembantu sembang kami. Kami akan meminta maklumat tersebut secara bersemuka, dengan persetujuan nyata anda.
3. Kanak-kanak dan data peribadi sensitif
Kanak-kanak. Banyak program kami melibatkan kanak-kanak dan golongan muda. Jika peserta berumur bawah 18 tahun, kami mengumpul data peribadi mereka daripada, dan dengan persetujuan, ibu bapa atau penjaga sah mereka. Individu berumur bawah 18 tahun tidak sepatutnya membuka akaun atau menghantar borang di laman web kami tanpa ibu bapa atau penjaga.
Data peribadi sensitif. Sesetengah perkhidmatan kami, seperti penilaian, pentaksiran, kaunseling, bimbingan dan sokongan SEN (keperluan pendidikan khas), melibatkan maklumat tentang kesihatan fizikal atau mental, perkembangan atau kesejahteraan seseorang. Di bawah APDP, maklumat ini ialah data peribadi sensitif.
- Kami hanya mengumpulnya secara bersemuka, sebagai sebahagian daripada perkhidmatan yang anda minta.
- Kami hanya mengumpulnya dengan persetujuan bertulis anda yang nyata, atau persetujuan ibu bapa atau penjaga bagi kanak-kanak.
- Hanya profesional yang bekerja secara langsung dengan anda atau anak anda boleh melihatnya.
- Kami hanya menggunakannya untuk menyampaikan dan merancang perkhidmatan anda, dan merahsiakannya selaras dengan piawaian profesional yang dipatuhi oleh pengamal kami.
- Kami tidak menggunakannya untuk pemasaran, dan tidak berkongsinya dengan sesiapa di luar Querencia tanpa persetujuan anda, kecuali jika dikehendaki oleh undang-undang atau keselamatan seseorang berada dalam risiko serius.
Ringkasan dan laporan saringan. Kami menghantar ringkasan bertulis ke alamat e-mel atau nombor WhatsApp yang anda berikan, dan menyediakan salinan bercetak atas permintaan. Jika orang lain boleh melihat e-mel atau telefon anda, sila beritahu kami cara yang anda pilih untuk menerimanya.
4. Cara kami menggunakan data anda
Kami menggunakan data peribadi anda untuk:
- membuka dan mengurus akaun anda
- memproses tempahan, pembayaran, bayaran balik dan resit
- menyampaikan, merancang dan membuat susulan bagi program dan perkhidmatan yang anda sertai
- menjawab pertanyaan anda, termasuk melalui pembantu sembang kami
- menghantar maklumat terkini tentang tempahan anda dan perubahan penting pada perkhidmatan kami
- menghantar berita, acara dan tawaran, hanya jika anda bersetuju untuk menerimanya (anda boleh berhenti melanggan pada bila-bila masa)
- memahami cara orang menggunakan laman web kami supaya kami dapat menambah baiknya
- memaparkan iklan Querencia yang berkaitan di Facebook dan Instagram
- memastikan laman web kami selamat dan memenuhi kewajipan undang-undang, cukai dan perakaunan kami
Pembantu sembang kami. "Ask Senda" ialah chatbot AI. Ia memberikan maklumat umum tentang Querencia dan program kami. Ia bukan kaunselor atau profesional dan tidak boleh memberikan nasihat tentang keadaan anda. Kami mungkin menyemak perbualan sembang untuk menambah baik jawapannya.
5. Pihak yang kami kongsi data
Kami tidak menjual data peribadi anda. Kami hanya berkongsinya dengan penyedia perkhidmatan yang membantu kami mengendalikan Querencia, dan hanya data yang mereka perlukan:
| Penyedia | Sebab |
|---|---|
| Stripe | Memproses pembayaran dan bayaran balik |
| Pengehosan laman web dan storan imej (termasuk Cloudinary) | Mengendalikan laman web kami |
| Google (Analytics, Search Console) | Memahami trafik laman web |
| Meta (Facebook dan Instagram, Meta Pixel) | Mengukur dan memaparkan iklan kami |
| WhatsApp (Meta) | Menghantar mesej tentang tempahan dan ringkasan, jika anda memilih WhatsApp |
| Penyedia pembantu sembang kami | Mengendalikan "Ask Senda" |
| Alat e-mel dan surat berita (apabila kami menggunakannya) | Menghantar maklumat terkini yang anda setuju untuk terima |
| Pengamal, fasilitator dan penasihat profesional kami (seperti akauntan dan peguam) | Menyampaikan perkhidmatan dan menjalankan perniagaan kami |
Kami juga mungkin berkongsi data peribadi jika dikehendaki oleh undang-undang, contohnya dengan pihak berkuasa kerajaan, atau untuk melindungi keselamatan seseorang.
Pemindahan ke luar Malaysia. Beberapa penyedia ini menyimpan data di pelayan di luar Malaysia. Apabila ini berlaku, kami mengambil langkah di bawah APDP untuk memastikan data anda kekal dilindungi, seperti memilih penyedia yang mempunyai keselamatan dan terma perlindungan data yang kukuh.
6. Kuki, Meta Pixel dan analitik
Kuki ialah fail kecil yang disimpan pada peranti anda. Kami menggunakan:
- Kuki penting untuk mengekalkan log masuk anda dan memastikan troli anda berfungsi
- Kuki analitik (Google Analytics) untuk melihat halaman yang dilawati, supaya kami dapat menambah baik laman ini
- Alat pengiklanan (Meta Pixel) untuk mengukur iklan Facebook dan Instagram kami dan memaparkan iklan kami kepada orang yang pernah melawat laman kami
Kami memaparkan notis kuki ringkas semasa lawatan pertama anda ke laman kami. Dengan terus menggunakan laman ini, anda bersetuju dengan penggunaan kuki ini. Anda boleh mematikannya pada bila-bila masa:
- Semua kuki: sekat atau padamkannya dalam tetapan pelayar anda. Sesetengah bahagian laman, seperti troli anda, mungkin tidak berfungsi.
- Google Analytics: pasang alat tambah penarikan diri (opt-out) percuma Google untuk pelayar anda (tools.google.com/dlpage/gaoptout).
- Iklan Facebook dan Instagram: tukar pilihan iklan anda dalam tetapan Facebook atau Instagram anda.
7. Tempoh penyimpanan
Kami hanya menyimpan data peribadi selama yang diperlukan untuk tujuan di atas, atau selama yang dikehendaki oleh undang-undang.
| Jenis data | Tempoh |
|---|---|
| Data akaun | Selagi akaun anda aktif, kemudian sehingga 2 tahun selepas aktiviti terakhir anda |
| Rekod pembayaran dan invois | 7 tahun, seperti yang dikehendaki untuk cukai dan perakaunan |
| Rekod perkhidmatan (nota pengambilan, saringan, penilaian, pentaksiran dan kaunseling, serta ringkasan bertulis) | Disimpan dengan selamat sehingga klien berumur 25 tahun, atau selama 7 tahun selepas perkhidmatan terakhir, yang mana lebih lewat. Kemudian dimusnahkan secara kekal. |
| Pertanyaan dan mesej sembang | Sehingga 2 tahun |
| Senarai pemasaran | Sehingga anda berhenti melanggan |
Selepas itu, kami memadam data tersebut atau menjadikannya tanpa nama.
8. Cara kami melindungi data
Kami mengambil langkah teknikal dan praktikal yang munasabah untuk memastikan data anda selamat. Ini termasuk sistem yang dilindungi kata laluan dan kawalan akses, pemprosesan pembayaran tersulit melalui Stripe, mengehadkan akses kepada mereka yang memerlukannya, dan menyimpan rekod perkhidmatan bercetak di tempat berkunci.
Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Jika berlaku pelanggaran data yang mungkin menyebabkan kemudaratan ketara kepada anda, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan memberitahu anda secepat yang boleh dilaksanakan, seperti yang dikehendaki oleh APDP.
9. Hak anda
Di bawah APDP, anda boleh:
- meminta salinan data peribadi anda yang kami simpan
- meminta kami membetulkan data yang salah, tidak lengkap atau tidak terkini
- menarik balik persetujuan anda, atau meminta kami mengehadkan cara kami menggunakan data anda
- meminta kami berhenti menghantar bahan pemasaran kepada anda
- meminta kami menghantar data anda kepada organisasi lain dalam format biasa (kemudahalihan data), jika berkenaan
Untuk membuat permintaan, e-mel privacy@myquerencia.com. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari. Kami mungkin mengenakan fi bagi permintaan akses jika dibenarkan oleh undang-undang.
Jika anda menarik balik persetujuan, kami mungkin tidak dapat terus menyediakan sesetengah perkhidmatan. Kami akan memaklumkan anda jika keadaan ini berlaku.
10. Hubungi kami dan aduan
Jika anda mempunyai soalan atau aduan tentang data peribadi anda, hubungi:
privacy@myquerencia.com
Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh menghubungi Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.
11. Perubahan pada dasar ini
Kami mungkin mengemas kini dasar ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan sentiasa dipaparkan di halaman ini, bersama tarikh kemas kini terakhir. Jika kami membuat perubahan penting, kami akan memaklumkan anda melalui e-mel atau notis di laman web kami.